最近は比較的大きなプロジェクトのお仕事をさせて頂きながらも上手く自分の時間を作るのが上達して「ネットワークエンジニア比率がかなり下げられている」今日この頃ですが、今回は「ネットワークエンジニアが書いている議事録」に関する記事を書いてみたいと思います。
ネットワークシステムを導入するプロジェクトでは、その定例会議において議事録を残すことが重要です。ググれば分かると思いますがネットワークエンジニアやサーバエンジニアが作成する議事録には次のような項目があります。どの会社でも同じ感じではないでしょうか。
【 議事フォーマットの一般的な項目 】
・ 実施日時、実施場所、出席者、配布資料、受領資料
・ 議事録作成者、承認者、お客様の議事録承認印
【 議事内容の一般的な項目 】
・ 進捗確認（プロジェクトスケジュール表の確認）
・ 課題確認（プロジェクト課題管理一覧の確認）
・ 決定事項、検討事項
・ ベンダー課題事項、ユーザー課題事項
・ 次回定例日時
打ち合わせ前に「今日の議事録を取ってね！」 と言われた場合は、そのプロジェクトにおいて今までどのようなフォーマットでどのような内容の議事録をとってきたのかを事前に確認することが大切です。打ち合わせ前の事前確認はとても重要なので忘れないようにしましょう。
あと、以下の「議事録を取る人のことを配慮した進行を心掛けましょう！」というネタはぜひPLなどの役割を担う中堅ネットワークエンジニアの方に読んで頂きたいです。
議事録を取る人のことを配慮した進行を心掛けましょう！
ネットワークエンジニアやサーバエンジニアになれたら先ず「メンバー」からスタートして、経験年数を重ねて「プロジェクトリーダー」になり、そして「プロジェクトマネージャー」を経験するようになると思いますが、その「メンバー」であった時によく議事録を取るように、PMやPLから当方はご指示を頂いたものでした。
そして、自分なりに一生懸命に議事録を取っていくのですが、経験年数が浅かった当時の私は正しく理解できなかった点や、聞き取れなかった点が多く、帰社後に議事録作成してPLの方に提出すると「 えっ？ 全然不足しているよ、議事録の意味が分かっている？ 」 と厳しいお叱りのお言葉を頂いたものでした。そして、心の中で「会話のやり取りが早すぎるし、不明な用語が出てきて理解ができず正確に全ての情報を書きとれなかった」と悲しい言い訳をつぶやいていたものでした。今思えば、当方の能力不足にも大きな問題があったと思っています。
そういった苦い体験をしてきたので、PLやPMのポジションで仕事をする場合には打ち合わせの進行において、ポイントポイントで必ず一呼吸おきながら進行するようにしています。
これはとても重要です。なぜなら自分にとっても、顧客にとってもメリットがあるからです。この「一呼吸おく」ことによる具体的なメリットは以下の点です。
■ 落着きのある経験豊富なPM、PLと認識されて、お客様に安心感を与える効果がある。
■ 議事録を取る人だけでなく、PM、PL、顧客のみんながしっかりとメモを取れる。
■ 議事録を取るメンバーの人から「 あのPLさんとは仕事がしやすい 」と思われる。
この3番目が結構重要です。上司部下、先輩後輩など相手の立場に関係なく、全ての人と良好な関係が取れるスタンスで仕事をすると必ず自分に返ってくるものです。何か打算的なことを考えているのではなく、経験的にそのような仕事の仕方をしていると良い結果が生まれます。
また、議事録とは関係のない話ですが、メンバーの人たちが成長するような仕事の割り振り方をすることも重要です。例えば経験のない機器のセットアップをしたいのなら一緒に立ち合いした上で経験してもらったり、コンフィグ作成を希望すればクロスチェックする前提で作成して頂いたりとすれば、後輩も育つし良い関係になります。
もちろん、PJスケジュールに余裕がある前提における話ですが、お仕事の取り進め方の参考になればと思います。